Für Wohnungsunternehmen und Bestandshalter
Bestand, Mietverträge, Zahlungen und Nebenkosten auf einem Datenstand – mit Luna, dem KI-Assistenten, der Vorschläge macht.
Betrieben in Deutschland · Mandantenfähig · KI schlägt vor, Ihre Mitarbeitenden entscheiden
Vertraut von
KREAS GmbH – Property Management
Property Management, Gewerbe & Wohnen
Krulich Immobilienverwaltung
Immobilienverwaltung, Wohnungseigentum
Zwei Hausverwaltungen arbeiten bereits mit PropManager 360 im Tagesbetrieb. Weitere Referenzen folgen.
Mandantenfähig ab dem ersten Objekt: dieselbe Plattform trägt einzelne Bestände und ganze Portfolios.
Was im System passiert
Luna – der KI-Assistent
Luna ist in PropManager 360 eingebaut und nimmt Routinearbeit ab: E-Mails zuordnen, Belege auslesen, Texte entwerfen, Berichte erstellen. Jedes Ergebnis erscheint als „Vorschlag – bitte prüfen“ und wird erst mit Ihrer Bestätigung übernommen.
Vorschlag – bitte prüfen
Luna speichert, bucht oder versendet nichts ohne Bestätigung durch einen Menschen.
Sichtbar gekennzeichnet
KI-Ergebnisse tragen eine Kennzeichnung nach Art. 50 der EU-KI-Verordnung.
KI-Register inklusive
Eingesetzte KI-Systeme, Risikoklasse und Maßnahmen dokumentieren Sie im KI-Register nach EU AI Act.
E-Mail wird Ticket
Eingehende E-Mails von Mietern werden automatisch als Ticket erfasst und dem passenden Objekt bzw. der Einheit zugeordnet – Sie prüfen und bearbeiten weiter.
Neue E-Mail
Heizung im Bad bleibt kalt
Luna liest …
Beleg wird ausgelesen
Aus hochgeladenen Rechnungen extrahiert Luna Kopfdaten und Positionen und schlägt eine Kontierung nach SKR03 vor. Gebucht wird erst nach Ihrer Prüfung.
Hochgeladene Rechnung
Rechnung Sanitär Müller.pdf
Luna liest …
Text- und Antwortentwürfe
Luna entwirft Antworten auf Nachrichten und überarbeitet Texte. Der Entwurf landet nur im Eingabefeld – übernommen und versendet wird erst nach Ihrer Bestätigung.
Nachricht eines Mieters
Wann kommt der Techniker?
Luna liest …
Diktat und Berichte
An Langtext-Feldern diktieren Sie direkt. Im Berichtsgenerator beschreiben Sie eine Auswertung in eigenen Worten – Luna erstellt den Bericht, den Sie prüfen und exportieren.
Ihre Beschreibung
Offene Posten je Objekt, letzte 6 Monate
Luna liest …
Luna ist im Funktionsumfang von PropManager 360 enthalten. Alle Ergebnisse sind Vorschläge und als KI-Ergebnis gekennzeichnet.
Nutzen-Rechnung
Zwei wiederkehrende Arbeiten bestimmen den Aufwand: Belege buchen und Nebenkosten abrechnen. Ändern Sie jede Annahme – die Rechnung ist vollständig sichtbar.
Leer oder 0 lassen – dann wird kein Geldbetrag berechnet.
Gerechnet mit 8 Stunden je Personentag.
So entsteht das Ergebnis
Modellrechnung ohne Gewähr: Sie beruht ausschließlich auf den oben eingetragenen Annahmen. Keine Erfahrungswerte fremder Kunden, keine hinterlegten Faktoren.
Annahmen gemeinsam prüfenVorteile & Funktionen
Was die Plattform im Alltag abnimmt – und welche Bausteine dahinterstehen.
Voraussetzung: Belege, Zählerstände und Verteilerschlüssel sind im System gepflegt. Interne Erfahrungswerte aus dem Pilotbetrieb.
Umlageschlüssel, Zählerstände und Vorauszahlungen sind hinterlegt. Der Lauf rechnet, zeigt Abweichungen vorab und erzeugt fertige Abrechnungen samt Versand.
Voraussetzung: Bankzugang eingerichtet, Sollstellungen und Mahnstufen hinterlegt. Interne Erfahrungswerte aus dem Pilotbetrieb.
Bank-Import ordnet Zahlungen den Sollstellungen zu. Was offen bleibt, wandert in ein Mahnverfahren mit Verzugszinsen – mit Freigabe, nicht automatisch im Blindflug.
Schadensmeldungen aus dem Portal oder per E-Mail werden zu Vorgängen mit Objektbezug, Zuständigkeit und Frist. Der Verlauf bleibt vollständig – auch bei Urlaub und Wechsel.
Vom Exposé über Bewerber und Besichtigung bis zum Vertrag in einer Strecke. Selbstauskünfte kommen digital, der Vergleich der Bewerber ist nachvollziehbar dokumentiert.
Auswertungen nach gif-IDA, BWA light und Objektberichte entstehen aus den gebuchten Daten. Dokumente sind versioniert, Änderungen bleiben nachvollziehbar.
Verwalten Sie Gesellschaften, Bestände oder Kunden getrennt, mit eigenem Branding und eigenen Rechten – und wechseln Sie ohne Abmeldung zwischen ihnen.
Produkt in Bewegung
Vier Abläufe aus dem Alltag der Verwaltung, direkt aus der Oberfläche nachgestellt.
Instandhaltung
Meldungen aus dem Mieterportal, per E-Mail oder telefonisch landen als Ticket im gleichen System. Der Status ist für alle Beteiligten sichtbar, der Dienstleister bestätigt die Erledigung direkt in seinem Portal.
Neues Ticket aus dem Mieterportal
Heizung im Treppenhaus tropft
Objekt Nordstraße 12 · Einheit 3 OG links
Nebenkosten
Belege, Zählerstände und Verteilerschlüssel liegen bereits im System. Die Abrechnung entsteht daraus – inklusive Prüfsummen und versandfertigem PDF für jede Einheit.
Voraussetzung: Belege, Zählerstände und Verteilerschlüssel sind im System gepflegt. Interne Erfahrungswerte aus dem Pilotbetrieb.
Finanzen
Der Bank-Import ordnet Zahlungseingänge den offenen Posten zu. Was übrig bleibt, sehen Sie sofort – und das Mahnwesen arbeitet mit den Stufen und Zinsen, die Sie hinterlegt haben.
Mieterportal
Anliegen melden, Zählerstände erfassen, Dokumente einsehen und Übergaben unterschreiben – am Telefon, ohne zusätzliche App-Installation.
Einblicke
Jede Rolle bekommt eine eigene, aufgeräumte Ansicht – dieselbe Datenbasis, unterschiedliche Sicht. Wählen Sie eine Ansicht und sehen Sie, was Ihr Team, Ihre Mieter, Eigentümer und Dienstleister täglich vor sich haben.
Liegenschaften, Objekte und Einheiten in einer Hierarchie: filtern, als Tabelle, Karten oder Split-Ansicht arbeiten, Ergebnis mit einem Klick als CSV oder PDF exportieren.
Realitätsnahe Ansichten mit Beispieldaten – keine echten Mandantendaten.
Marktlage
Vier Entwicklungen bestimmen den Alltag in der Verwaltung. PropManager 360 beantwortet jede davon mit gebauten Prozessen statt mit Tabellen.
Herausforderung
Weniger Personal betreut mehr Einheiten; Wissen hängt an einzelnen Köpfen.
Unsere Antwort
Wiederkehrende Abläufe laufen als Workflow mit Fristen, Vertretung und Übergabe – nachvollziehbar für alle.
Herausforderung
BetrKV, Kaution, GoBD, DSGVO und AI Act erzeugen Nachweispflichten.
Unsere Antwort
Fristen, Belege und Versionen werden lückenlos protokolliert; Vorlagen und Prüfungen sind eingebaut.
Herausforderung
Steigende Kosten treffen auf Verwaltergebühren, die nicht mitwachsen.
Unsere Antwort
Ein System statt fünf Insellösungen: Buchhaltung, Abrechnung, Mahnwesen und Berichte greifen auf dieselben Daten zu.
Herausforderung
Mieter und Eigentümer erwarten Selbstbedienung, Transparenz und schnelle Antworten.
Unsere Antwort
Eigene Portale mit Dokumenten, Abrechnungen, Anliegen und Nachrichten – rund um die Uhr erreichbar.
Plattform
Bestand, Verträge, Zahlungen, Abrechnungen, Kommunikation und Nachweise arbeiten auf denselben Daten. Was einmal erfasst ist, wirkt überall.
Nachvollziehbar bis zum einzelnen Beleg.
Die meisten Verwaltungen arbeiten parallel in Verwaltungssoftware, Tabellen, Mail-Postfach, Ticket-Tool, Cloud-Ordnern und Portal-Anhängen. Jede Doppelpflege kostet Zeit und erzeugt Widersprüche. PropManager 360 legt alle Vorgänge auf einen gemeinsamen Datenstand.
Heute – verteilt
Mit PropManager 360
Vor Ort
Begehung, Zählerstand, Fotonachweis, Unterschrift: Die Oberfläche ist für kleine Displays gebaut, Listen werden zu Karten, Dialoge zu Bottom-Sheets.
Für wen & wie
Von der Miet- und WEG-Verwaltung bis zum Dienstleister – jede Rolle sieht genau ihren Teil.
Rechte greifen bis in die Datenbank
Objekte, Verträge, Finanzen, Nebenkosten, WEG, Tickets und Berichte in einer Arbeitsumgebung.
Vertrag, Zahlungen, Abrechnungen, Zählerstände, Anliegen und Dokumente zur Selbstbedienung.
Hausgeld, Jahresabrechnung, Beschlüsse, Abstimmungen, Auszahlungen und Investitionen.
Vermarktungen, Exposés, Besichtigungen und Bewerbungen mit direkter Übergabe an die Verwaltung.
Aufträge, Ausschreibungen, Angebote, Nachweise und Rückmeldungen – ohne Einblick in Wettbewerber.
Bewerbung, Selbstauskunft und Statusverfolgung über sichere, zeitlich begrenzte Links.
Gleiche Grundlage, unterschiedliche Abläufe: Sie schalten die Bereiche zu, die Sie tatsächlich verwalten – und zahlen nichts für den Rest.
Für Portfolios, Genossenschaften und Family Offices mit Eigenbestand: mehrere Insellösungen und Excel-Listen durch eine mandantenfähige Plattform ersetzen – betrieben in Deutschland.
Auch Haus- und WEG-Verwaltungen, Asset- und Property-Management sowie Vermietungsteams arbeiten mit derselben Plattform.
Beschlüsse, Abstimmungen, Wirtschaftsplan, Jahresabrechnung, Versammlungsunterlagen.
Verträge, Sollstellungen, Mahnstufen, Kautionen, Übergaben und Abnahmen.
Staffel- und Indexmieten, Umlagen nach Fläche, Nebenkosten mit Vorsteuer.
Größere Bestände, Teamverantwortung, Vertretung und Organigramm.
Eigentümersicht auf Auszahlungen, Rendite und Instandhaltung.
Hohe Fluktuation, viele kleine Einheiten, kurze Vermietungszyklen.
Sicherheit
Betrieb und Datenhaltung in deutschen Rechenzentren.
Auskunft, Löschung und Protokollierung sind eingebaut.
Jede Dokumentänderung wird als neue, unveränderbare Version geführt.
KI-Systeme werden erfasst, bewertet und transparent gekennzeichnet.
Eigene Sicht für Verwaltung, Mieter, Eigentümer, Makler, Dienstleister und Bewerber.
Von Bestand und Finanzen bis Nebenkosten, WEG und Berichten.
Jede Nutzerin und jeder Nutzer wählt die Sprache selbst – Dokumente bleiben deutsch.
Passwort oder Google-SSO, zweiter Faktor für Betreiberzugänge
Jeder Datensatz trägt seinen Mandanten – ohne Zugehörigkeit kein Zugriff
Rechte je Rolle, sensible Felder nur über geprüfte Funktionen
Lesende und schreibende Zugriffe auf schützenswerte Daten werden festgehalten
Auskunft, Löschkonzept, Protokollierung von Einsichten in personenbezogene Daten.
Unveränderbare Dokumentversionen und nachvollziehbare Änderungshistorie.
Verzeichnis eingesetzter KI-Systeme, Transparenzhinweise und Maßnahmen je Risikoklasse.
Beschlusssammlung, Fristen und Versandnachweise entlang der gesetzlichen Vorgaben.
Abrechnung nach § 556 BGB, Kaution nach § 551 BGB, Verzugszinsen nach § 288 BGB.
Rollenrechte je Mandant, verschlüsselte Übertragung und Ablage, Zwei-Faktor-Anmeldung.
Schnittstellen
Exporte, Webhooks und Vorlagen sind Teil des Produkts – Buchhaltung, Bank und Vermarktung bleiben angebunden.
Beispiel: Webhook bei fertiger Nebenkostenabrechnung
POST /hooks/propmanager "event": "settlement.finalized", "document": "dms://…/nk-2025.pdf"DATEV-Export (CSV/XLSX), Banking, Submetering, Signatur, E-Mail und KI – heute produktiv verbunden oder vorbereitet; die DATEV-Direktschnittstelle ist geplant. Den vollständigen Katalog zeigen wir auf einer eigenen Seite.
Einführung
Wir führen in klaren Schritten ein und arbeiten dabei mit Ihren Daten – nicht mit einer Demo-Welt. Sie bestimmen, wann welcher Bereich scharf geschaltet wird.
Portfolio, Rollen und Ihre heutigen Werkzeuge sichten. Ergebnis: verbindlicher Plan mit Terminen.
Woche 1–2
Liegenschaften, Objekte, Einheiten, Verträge, Kontakte und Belege übernehmen und abgleichen.
Woche 2–6
Rollen, Rechte, Vorlagen, Ihr Branding und die Portale einrichten; Team in kurzen Einheiten schulen.
Woche 5–9
Start mit fester Ansprechperson, Erste-Schritte-Checklisten im System und Nachjustierung im Betrieb.
ab Woche 10
Der Aufwand für die Datenübernahme hängt vom Altsystem ab – wir schätzen ihn vor Beauftragung verbindlich ein.
Preisprinzip
Keine Nutzerlizenzen, keine Zuschläge für Portale Ihrer Mieter, Eigentümer und Dienstleister. Sie zahlen für das, was Sie verwalten.
Preis
Preis je verwalteter Einheit
Testphase kostenlos
Staffelpreise nach Anzahl Einheiten – Details im Demo-Gespräch.
Menschen
Immobilienpraxis und Produktentwicklung an einem Tisch – kurze Wege, klare Verantwortung.
Geschäftsführer & Co-Founder
Verantwortet Strategie, Kundenbeziehungen und die kaufmännische Führung der Plattform.
LinkedIn-ProfilGeschäftsführer & Co-Founder
Bringt die Anforderungen aus der Immobilienpraxis in Produktentwicklung und Roadmap ein.
LinkedIn-ProfilHäufige Fragen
Ehrliche Antworten aus dem aktuellen Produktstand.
Kundenstimmen
Zitate im Originalwortlaut, schriftlich freigegeben
Unsere Vision ist eine moderne Unternehmensführung, bei der alle Bereiche intelligent zusammenarbeiten. Dafür verbinden wir Buchhaltung, Personalmanagement, Immobilienvermittlung und Hausverwaltung einschließlich der Nebenkostenabrechnungen in einer KI-gestützten Anwendung. Sie steuert Abläufe, verbindet Wissen und unterstützt Entscheidungen – für weniger Verwaltungsaufwand, mehr Transparenz und mehr Freiraum, unser Unternehmen aktiv, zeitgemäß und effizient zu gestalten.Der PropManager 360 ist für unsere Prozesse ein echter Gamechanger: Durch die direkte Zusammenarbeit mit Mietern, Eigentümern und Dienstleistern über die Portale haben wir unsere Effizienz massiv gesteigert und die Rückfragen im Büro spürbar reduziert.Persönliche Vorstellung, ohne Verpflichtung
Demo anfragen
Wir zeigen die Plattform an Ihren Prozessen – von der Einheit über die Abrechnung bis zum Portal.